الرئيسية » Mail, meetings and signature ارسال الايميلات و الاجتماعات و اضافة التوقيع

Mail, meetings and signature ارسال الايميلات و الاجتماعات و اضافة التوقيع

كورس الoutlook

ارسال الايميلات والاجتماعات واضافة التوقيع   Outlook Tutorial | Mail, meetings and signature

سوف نتعلم في هذا الدرس طريقة ارسال الايميلات وعقد الاجتماعات واضافة التواقيع إلى الايميلات المرسلة في اوتلوك مع الخيارات المختلفة المتاحة والمرافقة لهذه العمليات.

طريقة ارسال ايميلات جديدة في اوتلوك

  • أولاً، نفتح الأوتلوك.
برنامج أوتلوك وارسال الايميلات
برنامج أوتلوك
  • ثانياً، من الأعلى نختار “New Email”.
انشاء ايميل جديد من خلال الخيار "New Email"
انشاء ايميل جديد من خلال الخيار “New Email”
  • من ثم تظهر اللافتة التالية.
لافتة انشاء ايميل جديد في اوتلوك
لافتة انشاء ايميل جديد في اوتلوك
  • حيث في الخانة “To” سوف نكتب اسم البريد الالكتروني للشخص الذي سوف نرسل له.
كتابة البريد الالكتروني للمرسل اليه
كتابة البريد الالكتروني للمرسل اليه

وفي هذا المثال سوف نرسل للبريد الالكتروني الخاص بنا نفسه.

      • وبعد ذلك في الخانة “Subject” سوف نكتب موضوع هذا البريد، على سبيل المثال “This is a test email”.
كتابة موضوع البريد الالكتروني في الخانة "Subject"
كتابة موضوع البريد الالكتروني في الخانة “Subject”
  • ومن ثم نكتب محتوى الرسالة، على سبيل المثال “This is a test email”.
كتابة محتوى الايميل
كتابة محتوى الايميل
  • في حال تأكدنا من معلومات البريد وفي حال حان وقت إرساله بالتالي نختار “Send”.
خيار ارسال الايميلات "Send"
خيار ارسال الايميلات “Send”
  • وبعد ثوان نلاحظ أن الايميل قد وصل.
وصول الايميل للمرسل اليه
وصول الايميل للمرسل اليه
  • نضغط على الايميل لفتحه، فيظهر بالشكل التالي.
الايميل الواصل للمرسل اليه
الايميل الواصل للمرسل اليه

ملاحظة: في حال تأخر الايميل ليصل يمكن معالجة المشكلة من خلال اختيار “Send/Receive” ، ومن ثم نختار “Send/Receive All Folders”.

خيارات معالجة مشكلة عدم وصول الايميلات
خيارات معالجة مشكلة عدم وصول الايميلات
  • كما يمكن تقريب الفأرة للحصول على معلومات أكثر.
الحصول على معلومات أكثر عن الايميل الواصل من خلال تقريب الفأرة بعد تلقي الايميلات
الحصول على معلومات أكثر عن الايميل الواصل من خلال تقريب الفأرة
  • إذا كان محتوى الايميل كبير ولم تكف المساحة لإظهار كامل المحتوى، يمكن معالجة الأمر من خلال الكبس بزر الفأرة مرتين على الايميل الوارد.

وعندها سوف تفتح صفحة جديدة تعرض محتوى الايميل.

الكبس بزر الفأرة الأيمن مرتين لاظهار كامل محتوى الايميل
الكبس بزر الفأرة الأيمن مرتين لاظهار كامل محتوى الايميل
  • من هذه النافذة نجد الخيارات التالية:
  • “Delete” لحذف الايميل.
  • “Replay” لكي نرد على الايميل وذلك بإيميل موجه لنفس المرسل.
  • “Forward” لإرسال نفس الايميل إلى مستقبل آخر.

13- من خلال أيقونة الخيارات على اليمين يمكننا جلب المزيد من الخيارات. على سبيل المثال الخيار “Meeting” الذي يستخدم لعقد اجتماع مع المرسل من خلال البريد الالكتروني الخاص به.

المزيد من خيارات الايميلات
المزيد من خيارات الايميلات

تغيير تفاصيل داخل الايميلات في حالة المرسل

 

لتغيير تفاصيل داخل الايميل المرسل في حال كنت أنت المرسل سنقوم بالخطوات التالية:

  • من اليسار نختار “Send Items” أو “البريد المرسل”.
الخيار "Send Items" لرؤية الايميلات المرسلة
الخيار “Send Items” لرؤية الايميلات المرسلة
  • من ثم نختار الايميل الذي قمنا بإرساله.
تحديد الايميل الذي قمنا بارساله
تحديد الايميل الذي قمنا بارساله
  • كما يمكننا فتح الايميل في نافذة جديدة عبر الكبس مرتين بزر الفأرة الأيمن على الايميل.
فتح الايميل في نافذة جديدة
فتح الايميل في نافذة جديدة
  • من الخيارات في الأعلى نختار “Actions”.
الخيار "Actions"
الخيار “Actions”
  • من ثم من “Actions” نختار “Recall this Message”.
الخيار "Recall this Message"
سحب الايميل من خلال الخيار “Recall this Message”
  • وعندها سوف تظهر النافذة التالية:

حيث تحوي هذه النافذة على خيارين:

  • الخيار الأول أن تسحب الايميل، ووضع إشارة الصح في الأسفل يعني أن تتلقى اشعار عندما يتم سحب الايميل بنجاح.
خيار تلقي اشعار عند سحب الايميل
خيار تلقي اشعار عند سحب الايميل
  • الخيار الثاني هو أمر حذف للإيميل الذي أرسلته بالإضافة إلى إرسال ايميل آخر بدلاً منه.
خيار سحب الايميل المرسل وتلقي ايميل اخر بدلاً منه
خيار سحب الايميل المرسل وتلقي ايميل اخر بدلاً منه

في مثالنا سوف نختار الخيار الثاني.

  • إذاً سوف نختار الخيار الثاني ونختار “Ok”.
نتيجة اختيار خيار سحب الايميلات الثاني
نتيجة اختيار خيار سحب الايميلات الثاني
  • عندها سوف تظهر نافذة إرسال الإيميل مرة أخرى.

فعلى سبيل المثال سنعدل الرسالة بكتابة “This is a test email 1”.

تعديل محتوى الايميل
تعديل محتوى الايميل
  • من ثم نختار “Send” لكي يتم إرسال الرسالة.
الخيار "Send" لارسال الرسالة الجديدة
الخيار “Send” لارسال الرسالة الجديدة

في هذه الحالة سوف يقوم الأوتلوك بسحب الايميل الأول وإرسال الايميل الثاني.

ملاحظة: في هذه العملية قد تواجهك مشكلة أنك سوف تتلقى اشعار بعدم قبول عملية ال Recall للرسالة، بالإضافة إلى ايميل يحوي الرسالة الجديدة.

كالتالي:

اشعار بعدم قبول عملية "Recall" للايميلات
اشعار بعدم قبول عملية “Recall” للايميلات

سبب الفشل غالباً ما يكون أن الشخص قد قرأ الرسالة قبل أن تقوم أنت بسحبها، كذلك ممكن أن يكون اختلاف سيرفرات الإرسال والاستقبال (نقصد هنا أن ترسل من ايميل Gmail إلى ايميلات outlook على سبيل المثال).

 

عقد اجتماع عبر الاوتلوك ودعوة الايميلات إلى الاجتماع (Meeting with outlook)

 

  • أولاً، من الأعلى نختار “New Email”، التي منها سوف نختار “Meeting”.
خيار عقد الاجتماعات "Meeting"
خيار عقد الاجتماعات “Meeting”
  • من ثم سوف تظهر النافذة التالية.
نافذة عقد الاجتماعات للايميلات
نافذة عقد الاجتماعات

تحوي هذه الرسالة الحقول التالية:

  • “From” التي هي الخانة التي يوجد فيها ايميل المرسل والذي هو أنت لذلك تحتوي ايميلك.
  • “Title” عنوان الاجتماع وهو اسم اختياري، وفي مثالنا سوف نكتب “This is a test meeting”.
  • في الحقل التالي سوف نكتب ايميلات الأشخاص الذين نريدهم أن يحضروا الاجتماع.
  • وفي الحق الذي بعده نحدد موعد وتاريخ بدء وانتهاء الاجتماع.
  • الأخير “Location” لتحديد موقع الاجتماع.

بفرض قمنا بملء المعلومات بشكل اختياري بالشكل التالي:

ملئ معلومات الاجتماع بشكل اختياري
ملئ معلومات الاجتماع بشكل اختياري
  • ولو كان جميع المستقبلين من نفس الشركة أو المجموعة الخاصة بك وكانوا يشاركونك جدول الأعمال الخاص بهم نستطيع من خلال الخيار”Scheduling Assistance” أن تستكشف مواعيدهم المناسبة وتحدد الاجتماع بناءً على ذلك.

    الخيار الخيار"Scheduling Assistance" لاستكشاف مواعيد الاجتماع المناسبة وتحديدها
    الخيار الخيار”Scheduling Assistance” لاستكشاف مواعيد الاجتماع المناسبة وتحديدها
  • كما تستطيع إنشاء تذكير للأشخاص قبل وقت معين من الاجتماع تحدده بنفسك من الخيار “Reminder”.

    انشاء تذكير بالاجتماع لأصحاب الايميلات من خلال الخيار "Reminder"
    انشاء تذكير بالاجتماع لأصحاب الايميلات من خلال الخيار “Reminder”
  • كما يمكن من خلال الخيار “Recurrence”، تحديد كل متى سوف ينعقد هذا الاجتماع إذا كان الاجتماع متكرر
الخيار "Recurrence" لتحديد مواعيد تكرار الاجتماع
الخيار “Recurrence” لتحديد مواعيد تكرار الاجتماع

حيث سوف تظهر النافذة التالية:

نافذة خيارات تكرار موعيد الاجتماع
نافذة خيارات تكرار موعيد الاجتماع

ومنها سوف تحدد تفاصيل تكرار الاجتماع.

إضافة توقيع على الايميل

 

  • نختار من الأعلى “New Email”.
خيار انشاء ايميل جديد "New Email"
خيار انشاء ايميل جديد “New Email”
  • من ثم منه سوف نختار “Insert”.
الخيار "Insert"
الخيار “Insert”
  • ومن ثم نختار “Signature”.
اضافة توقيع للايميلات من خلال الخيار "Signature"
اضافة توقيع للايميلات من خلال الخيار “Signature”
  • نختار “New”، ونختار اسم التوقيع، وعلى سبيل المثال سيكون اسمه “Example”.
اختيار توقيع جديد وتحديد اسمه من خلال الخيار "New"
اختيار توقيع جديد وتحديد اسمه من خلال الخيار “New”
  • نختار “Ok”، ومن ثم نقوم بكتابة شكل التوقيع الفعلي الذي سوف يظهر مع الرسالة، وفي مثالنا سوف نرسم خط مستقيم من خلال كبس إشارة الناقص من لوحة المفاتيح أكثر من مرة (عدد مرات غير محدد) ومن ثم نختار “Enter” ومن بعده نكتب ما يلي.
example signature
example signature

ومن ثم يوجد الخيار “New Message” الذي يعني تطبيق التوقيع على جميع الخلايا ومنه سوف نحدد اسم التوقيع “Example”.

الخيار "New Message"
الخيار “New Message”

كذلك الخيار الذي يليه “Replies/Forward” الذي يعني تطبيق التوقيع على الردود والرسائل المحولة، وكذلك سوف نختار منه اسم التوقيع الخاص بنا “Example”.

تطبيق التوقيع على الردود والايميلات المحولة من خلال الخيار "Replies/Forward"
تطبيق التوقيع على الردود والايميلات المحولة من خلال الخيار “Replies/Forward”

نغلق كل ما سبق ونختار إنشاء ايميل جديد فنلاحظ أن التوقيع تم إضافته إلى محتوى الرسالة.

اضافة التوقيع إلى محتوى الرسالة
اضافة التوقيع إلى محتوى الرسالة

 

عزيزي القارئ، في حال أعجبتك المقالة لا تنسى الاشتراك بقناتنا على يوتيوب التي توفر كل جديد في مجال الدورات التدريبية التقنية والمجانية بشكل كامل.

كذلك يمكنك تصفح الموقع الخاص بنا للوصول إلى المدونة وقراءة المواضيع التقنية، أو التعرف على الدورات التدريبية التي يتيحها الموقع.

وللوصول إلى الدورة التدريبية كاملة “دورة الاوتلوك من الاساسيات وحتى الاحتراف” على يوتيوب اضغط هنا.

 

 

للملاحظات و التواصل: